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Marketing 25 Oktober 2014

Ertragreichere Fachmessen

Douwe Lodewijk, Communication Manager bei HZPC Holland, hat viele Messen organisiert und besucht. Er spricht aus eigener Erfahrung: "Fachmessen sind sehr wichtig. Als Unternehmen trifft man all seine Kunden und Geschäftspartner, und man hofft auch, viele neue zu treffen. Die Dinge lassen sich besser persönlich erklären. Das funktioniert am besten, aber die Voraussetzung dafür ist eine gute Vorbereitung."

Ein guter Anfang ist schon die halbe Miete

Erwägen Sie Ihre Gründe zur Teilnahme sorgfältig. Denken Sie jedoch nicht nur darüber nach, was Ihr Unternehmen ausstellen möchte, sondern auch und insbesondere darüber, was die Besucher brauchen: Was ist neu, wie lautet die Botschaft? Formulieren Sie ein Ziel und erstellen Sie einen Plan zum Erreichen dieses Ziels. Schreiben Sie dann die Geschichte auf, die Sie erzählen möchten, und denken Sie darüber nach, wie Ihr Unternehmen besondere Aufmerksamkeit auf sich ziehen kann. Ein Blickfang ist dringend erforderlich. Hierbei kann es sich um eine Einführung von etwas Neuem handeln oder auch um eine humorvolle Aktion. Weisen Sie Ihr motiviertes Team sorgfältig an. Und vergessen Sie nicht, Nachverfolgung und Bewertung zu planen.

Bereiten Sie sich auf einen Messebesuch vor

Auch für Besucher ist es wichtig, sich auf einen Messebesuch vorzubereiten, sodass sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen. Bei einem Messebesuch verfliegt die Zeit normalerweise im Nu, und es kann auch recht hektisch zugehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle interessanten Stände auf der Messe besuchen.

Legen Sie Ihr Ziel fest

Der erste Schritt kann der wichtigste sein. Legen Sie Ihr Ziel fest. Was möchte Ihr Unternehmen erreichen? Die Beziehungen zu bestehenden Kunden verbessern, neue Produkte oder Dienstleistungen einführen oder in Kontakt mit neuen Kunden kommen? Möchten Sie Ihr Image stärken, bekannter werden? Je klarer und konkreter Ihre Ziele sind, umso präziser können Sie arbeiten.

Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Zielgruppen lassen sich anhand Ihrer Ziele identifizieren. Wer sind sie/was haben sie gemeinsam? Bereiten Sie eine vollständige Adressliste Ihrer Zielgruppe vor. Vergessen Sie nicht, Ihre bestehenden Kunden und die zukünftigen neuen Kunden, die Presse und andere Interessengruppen mit aufzuführen. Erarbeiten Sie eine Datenbank, in der Sie nach variablen Auswahlkriterien suchen können

Wählen Sie die richtige Fachmesse

Es gibt viele Messen. Wählen Sie die, die für Ihr Unternehmen am besten ist. Wichtige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten: Ruf, Besucherprofil, regional/national/international, Kosten, Jahreszeit, Verfügbarkeit. Ein hilfreiches Werkzeug zur Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Messe könnten die Ausstellungskataloge des letzten Jahres sein. Wer war da? Wie war der Eindruck?

Erstellen Sie ein Budget

Planen Sie ein Budget für Ihre Teilnahme. Führen Sie alle externen Kosten (Standmiete, Stand, Werbematerial, Werbung, Mailings, Reise- und Hotelkosten etc.) und internen Kosten (Zeit) auf. Vergleichen Sie das Budget mit Ihren Zielen. Es kann auch hilfreich sein, kritisch über die notwendige Größe Ihres Stands nachzudenken. Ein kleinerer Stand bedeutet weniger Miete, und seine Ausstattung ist auch günstiger.

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Wenn Ziele und Zielgruppe bekannt sind, dann ist es jetzt an der Zeit, einen Kommunikationsplan zu erstellen. Wie möchten Sie Ihren Stand einrichten? Was ist Ihre Botschaft, welche Designanforderungen gibt es? Müssen Sie Mailings versenden? Müssen Sie Werbung machen? Wie sieht die Nachverfolgung aus? Benötigen Sie separate Folder, Broschüren, Muster, Händlerlisten und Referenzen? Kurz: Erstellen Sie einen Gesamtplan Ihrer Bedürfnisse. Vollständig, mit Fristen.

Erstellen Sie einen Logistikplan

Neben der Kommunikation müssen auch viele operative Angelegenheiten geregelt werden. Was benötigen Sie an Ihrem Stand? Internetverbindung, Strom, Kühlschränke? Ist ein Catering erforderlich? Müssen Sie Hotelzimmer buchen? Brauchen Sie audiovisuelle Geräte? Planen Sie alles, was Sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Messe perfekt abläuft.

Stellen Sie ein Projektteam zusammen

Sie können ein Projektteam auf Grundlage Ihrer Planung zusammenstellen. Wer ist für das Projektteam verantwortlich? Wer macht was und wann? Wie regeln Sie die internationale Kommunikation, den Fortschrittsbericht?

Arbeiten Sie Ihre Pläne aus

Sie können jetzt damit beginnen, Ihre Pläne auszuarbeiten Das Standdesign, die Auswahl der Lieferanten, die Vorbereitung des Werbematerials, die Angebotsanfragen.

Starten Sie die Kampagne

Informieren Sie die Zielgruppe über Ihre Teilnahme an der Fachmesse. Das können Sie per Mailing tun (von Briefen bis hin zu sehr kreativen Mailings mit kostenlosen Eintrittskarten), aber auch durch Werbung (vergessen Sie nicht, Ihre Standnummer anzugeben). Rufen Sie wichtige Kunden und potenzielle Kunden an, um Messetermine mit Ihnen zu vereinbaren.

Prüfen Sie alles doppelt und dreifach

Prüfen Sie kurz vor der Messe, ob alles ordnungsgemäß geregelt wurde. Ist der Stand bereit? Wurden die notwendigen ICT-Verbindungen bestätigt? Ist das Druckmaterial fertig? Hat man sich um die Werbegeschenke gekümmert? Haben Sie Ihren Personalplan zusammengestellt? Haben Sie sich um ein Catering gekümmert? Gibt es Kaffee, Tee und (Soft-)Drinks? Gibt es Snacks und Gebäck? Sind die Presseeinladungen rausgegangen? Prüfen Sie alles doppelt und dreifach, um unangenehme Missverständnisse zu vermeiden.

Briefing

Briefen Sie Ihr Personal kurz vor Messebeginn. Was ist unbedingt zu tun, was ist zu vermeiden? Was ist Ihre Botschaft? Wie registrieren Sie neue Kontakte? Was machen Sie , wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht kennen? Wer ist für wichtige und potenzielle Kunden zuständig? Wer erhält welche Informationen? Wem wird ein Werbegeschenk angeboten? Jeder muss genau wissen, was von ihm oder ihr erwartet wird.

Die SOS-Liste

Stellen Sie kurz vor Messebeginn eine Liste mit allen notwendigen Informationen für den Notfall zusammen, mit Namen und Telefonnummern der Lieferanten, den Mitarbeitern am Stand, den Mitarbeitern im Büro und der Messe selbst. Diese Liste sollte aber auch, falls nötig, Händler, Restaurants in der Nähe, Hotels und Taxidienste umfassen. Eine Liste, in der zu finden ist, wer wofür zuständig ist. Damit wird vermieden, dass drei Leute gleichzeitig das Cateringunternehmen anrufen, wenn der Kaffee zu spät eintrifft.

HZPC & Fachmessen

HZPC stellt regelmäßig auf Messen aus, etwa 10 Mal im Jahr. Highlights sind die 3-tägige, internationale Fruitlogistica in Berlin (Deutschland) im Februar sowie HZPCs eigenen Potato Days im November. Bei diesen Veranstaltungen scheut HZPC keine Ausgaben, um seine Kunden zu inspirieren und zu überraschen, mit etwas, das sie noch nie gesehen oder von dem sie noch nie gehört haben.
Möchten Sie uns im kommenden Halbjahr auf einer Messe besuchen? Kein Problem!

  • HZPC Potato Days, 6. - 7. November 2014, Niederlande*
  • Interpom, 23. - 25. November 2014, Belgien*
  • Potato Expo, 7. - 9. January 2015, Orlando, USA*
  • Fruitlogistica, 4. - 6. February 2015, Berlin, Deutschland*
Geschäfte machen ist
ein Geben und Nehmen

Neue Technologie auf Messen

Sonderangebote in den sozialen Medien, "Augmented Reality", und die Google-Brille. Die neuste Technologie hat ganz eindeutig auch auf Messen Einzug gehalten. So manch einer meint, dass Messen veraltet seien und durch neue Kommunikationstechnologien ersetzt werden.

Douwe Lodewijk erklärt es ganz deutlich: "Geschäfte machen ist ein Geben und Nehmen. Aber wie geht das, wenn man sich niemals trifft? Ja, im Technologiebereich ist viel los, aber meiner Erfahrung nach müssen die Besucher sich mit zu vielen Dingen herumschlagen. Man kann nicht an jedem Stand anhalten, um sich eine Videopräsentation anzuschauen. Manchmal kommen die Leute an unseren Stand, einfach nur um zu Atem zu kommen, um sich von all den Eindrücken auf der Messe zu erholen. Was ist dann besser als großzügige Gastfreundlichkeit?"

Er fährt fort: "Die digitale Datenautobahn existiert, keine Frage. Auch wir nutzen sie. Ein Beispiel sind QR-Codes, die die Folder ersetzt haben. Wir verwenden auch Tablets und Smartphones. Wenn es etwas gibt, für das Sie sich interessieren, dann senden Sie es sich selbst. Das bedeutet, dass wir mit weniger Papier auskommen, und das passt zu unserer nachhaltigen Arbeitsweise. Wie dem auch sei, die neue Technologie sollte nicht zu einem Trick werden, denn das wird auf jeden Fall nach hinten losgehen."

Bereiten Sie Ihren Besuch vor

Wenn Sie gut vorbereitet auf der Messe eintreffen, sparen Sie Zeit. Eventuell ist es gut, auf der Messe herumzulaufen, um sich inspirieren zu lassen. Wenn der Zweck Ihres Messebesuchs Networking oder eine Kaufentscheidung ist, dann ist es ratsam, eine Liste der Stände zu erstellen, die Sie besuchen möchten. Erstellen Sie sich eine Route zu den wichtigsten Ständen und, falls notwendig, vereinbaren Sie im Voraus Termine. Sie werden feststellen, dass auf diese Weise Zeit für ein Gespräch sein wird, auch wenn es sehr geschäftig auf der Messe zugeht.

Fangen Sie pünktlich an. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein Messebesuch oft länger dauert als erwartet. Tragen Sie bequeme Schuhe und leichte Kleidung, auf einer Messe kann es schnell warm werden. Bringen Sie immer eine ausreichende Menge an Visitenkarten mit, die Sie bei interessanten Ausstellern hinterlassen können. Kommunizieren Sie deutlich, wenn Sie möchten, dass ein Gespräch nach der Messe fortgesetzt wird. Und, last but not least: Vergessen Sie nicht, Spaß auf der Messe zu haben. Oft gibt es viel zu tun und zu sehen, und Spaß und das Treffen mit anderen sind ein Teil davon.

Fünf Gründe für die Teilnahme an einer Messe

  • Stärken der Kundenbeziehungen
  • Knüpfen neuer Kontakte
  • Vorstellen neuer Produkte
  • Sich umschauen, um zu sehen, was die Mitbewerber tun
  • Geschäfte machen

Fünf Gründe, eine Messe zu besuchen

  • Neue Geschäftskontakte machen
  • Informationen über neue Produkte und Innovationen
  • Sammeln von Informationen
  • Knüpfen neuer Kontakte
  • Inanspruchnahme von besonderen Messeangeboten